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79952000 - Event-Organisation
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Öffentliche Ausschreibung Nachhaltige Produktion und Druck von Printprodukten für die Hamburg Sustainability Conference 2026" Öffentliche Ausschreibung Nachhaltige Produktion und Druck von Printprodukten für die Hamburg Sustainability Conference 2026 A) BEZEICHNUNG (ANSCHRIFT) DER ZUR ANGEBOTSABGABE AUFFORDERNDEN STELLE, DER DEN ZUSCHLAG ERTEILENDEN STELLE SOWIE DIE STELLE, BEI DER DIE ANGEBOTE EINZUREICHEN SIND Auftraggeber: Hamburg Sustainability Conference gGmbH Georgenstraße 22 10117 Berlin B) ART DER VERGABE Es findet eine öffentliche Ausschreibung einer Dienstleistung nach 9 der UVgO statt. Die Durchführung des Vergabeverfahrens erfolgt, weil die Finanzierung aus Zuwendungen erfolgt und sich die Verpflichtung zur Anwendung UVgO aus dem Zuwendungsbescheid ergibt. C) FORM, IN DER ANGEBOTE EINZUREICHEN SIND Angebote bedürfen der Schriftform. Das Angebot ist in einem doppelten Briefumschlag beim Auftraggeber einzureichen. Der innere Umschlag muss verschlossen sein und mit den Angaben Angebot Nachhaltige Produktion und Druck von Printprodukten für die Hamburg Sustainability Conference 2026 Ablauf der Angebotsfrist am Dienstag, 12. Mai 2026, 12:00 Uhr beschriftet sein. Der äußere, ebenfalls zu verschließende Umschlag trägt nur die Anschrift der Hamburg Sustainability Conference gGmbH. Das Angebot ist vollständig und im Original unterschrieben einzureichen. Das Angebot ist ungebunden und in deutscher Sprache abzufassen. Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Etwaige Änderungen bzw. Berichtigungen des Angebotes durch den Bieter sind vor Ablauf der Angebotsfrist in gleicher Form wie das Angebot einzureichen. Der Bieter muss im Angebot angeben, wenn für den Gegenstand des Angebotes gewerbliche Schutzrechte bestehen oder vom Bieter oder anderen beantragt sind, oder er erwägt, Angaben aus seinem Angebot für die Anmeldung eines gewerblichen Schutzrechts zu verwerten. D) ART UND UMFANG DER LEISTUNG SOWIE ORT DER LEISTUNG Ort der Ausführung, der Lieferung bzw. Dienstleistungserbringung: Hamburg, Deutschland für die Hauptkonferenz Berlin, Deutschland für Planungstreffen Beschreibung der Leistung: Die Hamburg Sustainability Conference (HSC) ist eine globale Plattform für führende Persönlichkeiten aus Politik, Wirtschaft, Wissenschaft und Zivilgesellschaft, die gemeinsam Lösungen zur Beschleunigung der Umsetzung der UN-Nachhaltigkeitsziele entwickeln. Die dritte HSC findet am 29.-30.6.2026 in der Hamburger Handelskammer und dem Hamburger Rathaus statt. Die HSC wurde durch das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ), United Nations Development Programme (UNDP), die Freie und Hansestadt Hamburg sowie die Michael Otto Stiftung initiiert. Veranstalterin ist die Hamburg Sustainability Conference gGmbH. Leistungspaket: Das Leistungspaket umfasst sämtliche Aufgaben an der Schnittstelle zwischen Design und Produktion/Druck im Rahmen eines pauschalen Honorars für die Betreuung der PrintProduktion zur Hamburg Sustainability Conference am 29. und 30. Juni 2026 Inkludierte Leistungen: 1. Entwicklung diverser Druckprodukte siehe Produktionsliste für die HSC und die Week 2. Beschaffung von Material- und Produktmustern 3. Überführung der Produktideen in technische Spezifikationen 4. Vorschlagen geeigneter Produktionsbetriebe 5. Angebotseinholung für Druckkosten 6. Technische, organisatorische und inhaltliche Prüfung der Angebote 7. Druckdatenprüfung und Datenübermittlung inkl. Sicherstellung der anvisierten Liefertermine und Qualitätsprüfung der Druckprodukte 8. Abwicklung der Druckaufträge, inkl. Auslage von Druckkosten 9. Dokumentation der Druckaufträge, Druckdaten und Produkte Auftragsgegenstand: Für die Produktion diverser Printprodukte für die Hamburg Sustainability Conference (HSC) am 29. und 30. Juni 2026 sollen in der Leistung folgende Produkte berücksichtigt werden: Produkt Maße Rathaus Diele Produktion von 53 Ausstellungstafeln für die Hamburger Rathausdiele, inkl. Vorabbesichtigung, Absprachen und Koordination mit dem Rathausservice 100x140 cm, B1 Zertifizierung Beauftragung und Koordination: Aufhängung von 5 Bannern in der Rathausdiele Neuproduktion von zwei Bannern für die Rathausdiele 1900x1400cm Neuproduktion 8 Pappaufsteller (Sichtschutz) Bühne Festsaal 50x50x200cm, B1 Zertifizierung Büroausstattung Produktion von 50 gebrandeten Stiftehaltern, 1000 gebrandeten Blöcken (A5, 25 Blatt) und 1000 gebrandeten Stiften (Kugelschreiber Paper Pur) Handelskammer Produktion eines mobilen Foto-Backdrops, inkl. Vorschlägen zu Material und System 2x3m Programmheft Produktion eines Programmhefts mit Altarfaltung sowie Liporello und eingearbeiteter Tasche 12,5 x 21 cm, 24 Seiten Printed Report Produktion des Reports 21 x 26 cm, 50 Seiten Wegeleitung und Konferenzmaterial Produktion von 2000 Moderationskarten 210mm x 148mm Branding Mitarbeitende Produktion von 50 Einstecktüchern oder Halstüchern Bei sämtlichen Printprodukten ist auf nachhaltige Produktion sowie Papierauswahl zu achten. In der Vergangenheit hat sich CoffeeCup Paper in unterschiedlichen Stärken bewährt. E) ETWAIGE VORBEHALTE WEGEN DER TEILUNG IN LOSE, UMFANG DER LOSE UND MÖGLICHE VERGABE DER LOSE AN VERSCHIEDENE BIETER Es ist keine Aufteilung in Lose vorgesehen. F) ZULASSUNG VON NEBENANGEBOTEN Neben-/Alternativangebote sind nicht zulässig. G) ETWAIGE BESTIMMUNGEN ÜBER DIE AUSFÜHRUNGSFRIST 15.05.2026 30.9.2026 H) BEZEICHNUNG UND ANSCHRIFT DER STELLE, DIE DIE VERGABEUNTERLAGEN ABGIBT ODER BEI DER SIE EINGESEHEN WERDEN KÖNNEN Im Falle von Fragen an den Auftraggeber können diese ausschließlich schriftlich per E-Mail gestellt werden. Ansprechpartnerin: Hamburg Sustainability Conference gGmbH Lisa Wagner E-Mail: lisa.wagner@sustainability-conference.org Bieterfragen werden anonymisiert samt der Antworten unter https://www.sustainabilityconference.org/tender veröffentlicht. Die interessierten Unternehmen sind gehalten, sich während des Vergabeverfahrens unter https://www.sustainability-conference.org/en/tender über etwaige Bieterinformationen und die Beantwortung von Fragen sowie Aktualisierungen zu informieren. I) ABLAUF DER ANGEBOTSFRIST Dienstag, 12. Mai 2026, 12.00 Uhr (Eingang bei der Hamburg Sustainability Conference gGmbH) J) DIE HÖHE ETWA GEFORDERTER SICHERHEITSLEISTUNGEN Sicherheitsleistungen werden nicht gefordert. K) DIE WESENTLICHEN ZAHLUNGSBEDINGUNGEN ODER ANGABE DER UNTERLAGEN, IN DENEN SIE ENTHALTEN SIND Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bieters gelten nicht. Es erfolgt eine leistungsbezogene Abrechnung, die auf die angebotene Gesamtsumme des Angebotsbetrags begrenzt ist. L) DIE MIT DEM ANGEBOT VORZULEGENDEN UNTERLAGEN, DIE GGF. VOM AUFTRAGGEBER FÜR DIE BEURTEILUNG DER EIGNUNG DES BIETERS VERLANGT WERDEN Hinweise zu den Eignungsnachweisen: Die Vorlage der Nachweise in Kopie ist ausreichend, die Vergabestelle behält sich jedoch vor, zur Prüfung die Nachreichung vor Originalen zu fordern. Bei Bietergemeinschaften sind die entsprechenden Nachweise der Zuverlässigkeit für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft vorzulegen; im Übrigen müssen in Summe alle geforderten Nachweise vorliegen. Der Auftraggeber behält sich vor, von den Bietern, die in die engere Wahl kommen, die Benennung von evtl. Unterauftragnehmern sowie die Vorlage von Eignungsnachweisen für die Unterauftragnehmer und die verbindliche schriftliche Erklärung des/der Unterauftragnehmer(s), dass diese(r) für den Fall des Zuschlags für die Erbringung der vorgesehenen Teile der Dienstleistung gegenüber dem Bieter zur Verfügung steht/stehen, zu fordern. ANGABEN ZUR SITUATION DES DIENSTLEISTERS SOWIE ANGABEN UND FORMALITÄTEN, DIE ZUR BEURTEILUNG DER FRAGE ERFORDERLICH SIND, OB DIESER DIE WIRTSCHAFTLICHEN UND TECHNISCHEN MINDESTANFORDERUNGEN ERFÜLLT: 1. Auszug aus dem Handelsregister oder Vergleichbares. 2. Beschreibung des Bieters und seiner institutionellen Struktur sowie des geplanten Projektteams. 3. Angabe einer Kontaktperson mit Kommunikationsdaten. 4. Bei Kooperationen: Art der Arbeitsteilung und Umfang/Beschreibung der jeweiligen Teilleistungen. 5. Nachweis von einschlägigen Referenzen wie unter Anlage 4 genannt 6. Eigenerklärung zu Ausschlussgründen nach 123 und 124 GWB sowie 23 [AEntG], 21 MiLoG, 21 SchwarzArbG und 98 c AufenthaltsG. 123 Abs. 1 Nr. 4 und 5 GWB findet auch insoweit Anwendung, soweit sich die Straftat gegen öffentliche Haushalte richtet. 124 Abs. 1 Nr. 7 GWB findet mit der Maßgabe Anwendung, dass die mangelhafte Vertragserfüllung weder zu einer vorzeitigen Beendigung des Vertrags noch zu Schadensersatz oder einer vergleichbaren Rechtsfolge geführt haben muss. BEDINGUNGEN BETREFFEND DEN DIENSTLEISTUNGSAUFTRAG/ RECHTSFORM DES BIETERS: Nicht vorgeschrieben IST DIE DIENSTLEISTUNGSERBRINGUNG EINEM BESONDEREN BERUFSSTAND VORBEHALTEN? Nein MÜSSEN JURISTISCHE PERSONEN DIE NAMEN UND DIE BERUFLICHE QUALIFIKATION DER FÜR DIE AUSFÜHRUNG DER DIENSTLEISTUNG VERANTWORTLICHEN PERSONEN ANGEBEN? Ja M) DIE HÖHE ETWAIGER VERVIELFÄLTIGUNGSKOSTEN UND DIE ZAHLUNGSWEISE Für die Erstellung des Angebots werden keine Kosten erstattet. N) ZUSCHLAGSKRITERIEN Den Zuschlag erhält das wirtschaftlich günstigste Angebot gemäß nachstehenden Kriterien (Gewichtung in Klammern): 1. Beratungsexpertise im Bereich Nachhaltiges Drucken (20%) Herangezogen wird die nachweisliche Kompetenz und Beratungsexpertise und Spezialisierung im nachhaltigen Drucken und Produzieren. Das Angebot mit der überzeugendsten nachweislichen Expertise (siehe Anlage 5) erhält die volle Punktzahl (20 Punkte). 2. Preis des Angebots (50 %) Herangezogen wird die Gesamtsumme nach Leistungsverzeichnis. Der niedrigste angebotene Preis erhält 50 Punkte. Die übrigen Angebote erhalten entsprechend des Preisabstands zum niedrigsten Angebot weniger Punkte. 3. Referenzen (30%) Herangezogen wird die relevante Erfahrung und Qualität der Referenzen der Mitarbeitenden für das Vorhaben, die anhand von angegebenen Referenzen von ähnlichen Projekten für den genannten Leistungsumfang wie im Leistungsverzeichnis dargestellt. Insbesondere die Erfahrung in den Bereichen Printproduktion für Events, Politik, öffentlich-rechtliche Kunden, Referenzen über herausragende innovative Produktionen, Produktion von Magazinen sowie barrierefreie Printerzeugnisse wird herangezogen. Das Angebot mit der aus Qualifikationssicht höchsten Anzahl an relevanten Referenzen (Anlage 4) erhält die volle Punktzahl von 30 Punkten. O) ZUSCHLAGS- UND BINDEFRIST Die Zuschlags- und Bindefrist endet am 15.05.2026. Der Zuschlag wird dem erfolgreichen Bieter innerhalb der Zuschlagsfrist schriftlich mitgeteilt. P) BESONDERE HINWEISE FÜR BIETERGEMEINSCHAFTEN Bietergemeinschaften müssen gesamtschuldnerisch haften. Sämtliche Mitglieder einer Bietergemeinschaft sind im Teilnahmeantrag zu benennen und eines der Mitglieder ist als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags zu bezeichnen. Q) BESTIMMUNG ÜBER NICHT BERÜCKSICHTIGTE ANGEBOTE Der Bieter unterliegt mit der Abgabe seines Angebots den Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote ( 46 UVgO). Er erklärt sich damit einverstanden, dass im Fall der Zuschlagserteilung auf sein Angebot den nicht berücksichtigten Bietern der Name des erfolgreichen Bieters mitgeteilt wird. Der Bieter erklärt sich damit einverstanden, dass die von ihm mitgeteilten personenbezogenen Daten für das Vergabeverfahren verarbeitet und gespeichert werden können. Die Bieter sind gehalten, die bei ihnen tätigen Personen, deren Daten sie im Rahmen des Vergabeverfahrens weitergeben, entsprechend zu informieren. R) CHECKLISTE Mit dem Angebot sind folgende Unterlagen vorzulegen: Die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Formulare dürfen nicht verändert werden. - Angebotsschreiben (inklusive aller Anlagen) - Leistungsverzeichnis der Leistungen als Excel-Tabelle - Nachweise der Eignung gemäß Punkt L ANGEBOTSSCHREIBEN Das Angebot muss bis zum 12.05.2026, 12.00 Uhr, bei der Vergabestelle eingehen. Hamburg Sustainability Conference gGmbH Georgenstraße 22 10117 Berlin Ort, Datum Name des Bieters Anschrift des Bieters Zuständiger Bearbeiter des Bieters Telefon Telefax E-Mail-Anschrift des Bieters Betrifft: Angebot Vergabeverfahren Nachhaltige Produktion und Druck von Printprodukten für die Hamburg Sustainability Conference 2026 ANGEBOT Sehr geehrte Damen und Herren, wir geben in der oben genannten Ausschreibung folgendes Angebot ab. I. Wir geben für die ausgeschriebene Leistung folgendes Angebot ab: .......................... (netto) Gesamtsumme für alle Leistungen gemäß Leistungsverzeichnis Die von uns angebotenen Einzelpreise und die Gesamtsumme ergeben sich aus dem in der Anlage beigefügten Leistungsverzeichnis. II. Erklärungen 1. Die Ausführung der ausgeschriebenen Leistung bieten wir für den Fall der Zuschlagserteilung zu den angegebenen Preisen an. 2. Die mit der Angebotsaufforderung übersandte Leistungsbeschreibung sowie etwaige Bieterinformationen sind Bestandteil dieses Angebots. 3. Änderungen/Ergänzungen an den Vergabeunterlagen wurden nicht vorgenommen. 4. Zum Nachweis der für die Übernahme des Auftrages erforderlichen Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit liegen folgende geforderte Nachweise bei: Nachweise Anlage Beschreibung des Bieters und Angabe einer Kontaktperson mit Kommunikationsdaten. Angebotsschreiben Anlage 1 Bei Kooperationen: Art der Arbeitsteilung & Umfang/ Beschreibung der jeweiligen Teilleistungen. Angebotsschreiben Anlage 2 Eigenerklärung, aus welcher der Gesamtumsatz und der Teil des Gesamtjahresumsatzes, der mit Leistungen der ausgeschriebenen Art erzielt wurde, der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre ersichtlich sind. Angebotsschreiben Anlage 3 Nachweis über die Fähigkeiten, Kompetenzen und Erfahrungen in Bezug auf Printproduktion für Events, Politik, öffentlich-rechtliche Kunden, Referenzen über herausragende innovative Produktionen, Produktion von Magazinen sowie barrierefreie Printerzeugnisse. Anlage 4 Nachweis zu Beratungsexpertise im Bereich Nachhaltiges Drucken Anlage 5 Verpflichtungserklärung Anlage 6 Erklärung der Bietergemeinschaft Anlage 7 Die weiteren, noch nicht mit dem Angebot geforderten Eignungsnachweise werden wir auf Verlangen innerhalb der vom Auftraggeber gesetzten Frist vorlegen. 5. Rückgriff auf Dritte für die Eignung Wir haben uns für die Eignung im Hinblick auf die Anforderung ............................................................. zum Ausgleich von Eignungsdefiziten auf Dritte bezogen und Nachweise Dritter vorgelegt (z. B. Rückgriff auf Konzernunternehmen). Wir legen deshalb für diese Dritten dem Angebot in Anlage ____ Keine Belege darüber bei, dass diese zur Leistungserbringung zur Verfügung stehen (z. B. durch Verpflichtungserklärungen vgl. hierfür das diesem Angebotsschreiben beigefügte Formular Verpflichtungserklärung, Angebotsschreiben Anlage 6). 6. Über Bieterinformationen und Aktualisierungen haben wir uns regelmäßig unter https://www.sustainability-conference.org/tender/ informiert. 7. Wir versichern, dass wir während der gesamten Vertragslaufzeit über ausreichende Kapazitäten zur Erbringung der in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Leistungen verfügen werden. 8. Wir versichern, dass keine Person, deren Verhalten unserem Unternehmen zuzurechnen ist, wegen einer der in 123 Abs. 1 GWB genannten Straftaten rechtskräftig verurteilt ist und dass gegen unser Unternehmen wegen der genannten Straftaten auch keine Geldbuße nach 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten (OWiG) festgesetzt worden ist; 9. keine fakultativen Ausschlussgründe nach 124 GWB vorliegen; Für unser Unternehmen liegt der folgende fakultative Ausschlussgrund gem. 124 Abs. 1 GWB vor: _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ In Anlage __ führen wir aus, warum unser Unternehmen u.E. dennoch nicht von der Teilnahme am Vergabeverfahren ausgeschlossen werden sollte. 10. Wir haben unsere Verpflichtung zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur Sozialversicherung erfüllt; Wir sind unseren Verpflichtungen zwar zunächst nicht, jedoch nachträglich dadurch nachgekommen, dass wir die Zahlung vorgenommen haben, uns zur Zahlung der Steuern, Abgaben und Beiträge zur Sozialversicherung einschließlich Zinsen, Säumnis- und Strafzuschlägen verpflichtet haben, 11. Wir versichern, dass wir in den letzten drei Jahren nicht - wegen eines Verstoßes nach 23 des Gesetzes über zwingende Arbeitsbedingungen bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen (AEntG) oder - wegen eines Verstoßes nach 21 des Gesetzes zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (Mindestlohngesetz - MiLoG) oder - wegen eines Verstoßes nach 98 c Gesetz über den Aufenthalt, die Erwerbstätigkeit und die Integration von Ausländern im Bundesgebiet (Aufenthaltsgesetz -AufenthG) - mit einer Geldbuße von mindestens 2.500 oder - wegen eines Verstoßes nach 21 des Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und illegalen Beschäftigung (Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz SchwarzArbG) zu einer Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen verurteilt oder mit einer Geldbuße von wenigstens 2.500 belegt wurden - und in diesem Zeitraum auch keine entsprechende schwerwiegende Verfehlung nach 23 AEntG, 21 MiLoG, 98 c AufenthG oder 21 SchwarzArbG begangen haben. 12. (bitte ankreuzen, falls zutreffend): Für unser Unternehmen liegt zwar ein zwingender Ausschlussgrund nach 123 GWB ein fakultativer Ausschlussgrund nach 124 Abs. 1 GWB vor. Die rechtskräftige Verurteilung ( 123 GWB) erfolgte bzw. das betroffene Ereignis ( 124 GWB) fand statt am ____.____.________. In Anlage __ legen wir Erklärungen und Nachweise über unsere Selbstreinigung nach 125 GWB vor. 13. Wir versichern, dass wir im Vergabeverfahren keine unzutreffenden Erklärungen in Bezug auf das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen und unsere Eignung abgegeben haben. 14. Wir versichern, dass wir in Bezug auf die Vergabe keine unzulässigen, wettbewerbsbeschränkenden Abreden mit Dritten getroffen haben. 15. Wir erklären uns damit einverstanden, dass der Auftraggeber Auskünfte aus dem Gewerbezentralregister einholen kann. 16. Wir erklären, dass der Auftraggeber unter Wahrung der Vertraulichkeit unsere Angaben überprüfen und erforderlichenfalls ergänzende Unterlagen zur Leistungserbringung anfordern kann. 17. Wir erklären, dass wir die Vergabeunterlagen einer vollständigen Prüfung unterzogen haben und die zu erbringenden Leistungen sowie die für das Verfahren geltenden Bedingungen mit der für das Angebot erforderlichen Genauigkeit beurteilen können. 18. Wir erklären uns damit einverstanden, dass die von uns mitgeteilten personenbezogenen Daten für das Vergabeverfahren verarbeitet und gespeichert werden können und nicht berücksichtigten Bietern der Name des erfolgreichen Bieters mitgeteilt wird. Für den Fall der Zuschlagserteilung auf unser Angebot erklären wir uns damit einverstanden, dass die vorgesehenen Angaben bekannt gegeben werden. 19. Wir sind uns bewusst, dass eine wissentlich falsche Erklärung bzw. wettbewerbswidrige Absprache den Ausschluss von dieser und von weiteren Ausschreibungen zur Folge haben kann. 20. Bitte ankreuzen, falls zutreffend: Zum Nachweis der Vertretungsbefugnis sind ___Vollmacht(en) beigefügt. 21. Bitte ankreuzen, falls zutreffend: Da wir eine Bietergemeinschaft sind, liegt dem Angebot in Angebotsschreiben Anlage 7 die Erklärung der Bietergemeinschaft gemäß dem vorgegebenen Muster bei. 22. Wenn unser Angebot personenbezogene Daten Dritter enthält (z. B. Angaben zur Qualifikation von Mitarbeitern), werden wir den betroffenen Personen die Informationen aus innerhalb der Fristen nach Art. 13 und 14 DSGVO zuleiten. ... , . , .. Ort, Datum Unterschrift(en), Firmenstempel, möglichst Angabe der Namen der Unterzeichnenden in Druckbuchstaben Anlagen: Angebotsschreiben Anlage 1 bis Angebotsschreiben Anlage Source: 4 https://service.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/editor/Hamburg-Sustainability-Conference-gGmbH/2026/04/6472354.html Data Acquisition via: p8000000 |
