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79999100 - Scanning
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DEU-Heilbronn: Deutschland Scanning Stadtverwaltung Heilbronn -Aktenscan 2026/S 6/2026 12539 Deutschland Scanning Stadtverwaltung Heilbronn - Aktenscan OJ S 6/2026 09/01/2026 Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung Standardregelung Dienstleistungen 1. Beschaffer 1.1. Beschaffer Offizielle Bezeichnung: Stadt Heilbronn Rechtsamt - Zentrales Vergabemanagement - E-Mail: vergabemanagement@stadt-heilbronn.de Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung 2. Verfahren 2.1. Verfahren Titel: Stadtverwaltung Heilbronn - Aktenscan Beschreibung: Rahmenvertrag mit 48-monatiger Laufzeit zum Scannen von Akten der Stadtverwaltung Heilbronn Kennung des Verfahrens: b7cd7491-b86f-4448-8ca2-a930d1526389 Interne Kennung: HN 10/18/25 Verfahrensart: Offenes Verfahren Das Verfahren wird beschleunigt: nein Zentrale Elemente des Verfahrens: Rahmenvertrag mit 48-monatiger Laufzeit zum Scannen von Akten der Stadtverwaltung Heilbronn 2.1.1. Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning 2.1.2. Erfüllungsort Stadt: Heilbronn Postleitzahl: 74072 Land, Gliederung (NUTS): Heilbronn, Stadtkreis (DE117) Land: Deutschland 2.1.4. Allgemeine Informationen Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU vgv - offenes Verfahren 2.1.6. Ausschlussgründe Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen 5. Los 5.1. Los: LOT-0001 Titel: Aktenscan: Rahmenvertrag mit 48-monatiger Laufzeit zum Scannen von Akten der Stadtverwaltung Heilbronn Beschreibung: Die Stadt Heilbronn (AG) schreibt das Verscannen von Akten aus. Im Ergebnis sollen dabei die bestehenden Akten 1:1 durch Digitalisate ersetzt werden. Die Akten bleiben aber erhalten. Sie sind dem AG zurückzugeben und wieder dort zu platzieren, wo sie für den Auftragnehmer, nachfolgend mit AN abgekürzt, zur Abholung bereitgestellt wurden. Es sind Akten aus allen Bereichen der Verwaltung (vorerst Ausländer- und Sozialakten) im gesamten Stadtgebiet Heilbronn mit Stadtteilen (zunächst im Innenstadtbereich) zu digitalisieren. Über diese Ausschreibung soll ein Rahmenvertrag mit einer Laufzeit von 48 Monaten erreicht werden. Interne Kennung: LOT-0001 HN 10/18/25 5.1.1. Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning Optionen: Beschreibung der Optionen: Beginn spätestens am 01.05.2026. 5.1.2. Erfüllungsort Stadt: Heilbronn Postleitzahl: 74072 Land, Gliederung (NUTS): Heilbronn, Stadtkreis (DE117) Land: Deutschland 5.1.3. Geschätzte Dauer Laufzeit: 48 Monate 5.1.6. Allgemeine Informationen Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten. Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein 5.1.7. Strategische Auftragsvergabe Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung 5.1.9. Eignungskriterien Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister Beschreibung: Sofern der Bieter im bundesweiten Präqualifikationssystem registriert ist, Angabe des Zertifizierungscodes oder Vorlage einer Kopie des gültigen Zertifikates. Ist noch keine Zertifizierung erfolgt, sind mit dem Angebot (Ziff. 2.2.6 des Angebotsschreibens VgV 8) Eigenerklärungen darüber vorzulegen, dass der Bieter/Bewerber: - nachweislich keine schweren Verfehlungen begangen hat, die seine Zuverlässigkeit als Bieter/Bewerber in Frage stellt, - die gewerblichen Voraussetzungen für die Ausführung der angebotenen Leistung erfüllt, in die Handwerksrolle, das Berufsregister oder das Register der Industrie- und Handelskammer seines Sitzes oder Wohnsitzes oder der nach Maßgabe der Rechtsvorschriften seines Landes zuständigen Stelle eingetragen ist (Registerauszug erforderlich!), - eine gültige Betriebs- und Berufshaftpflichtversicherung abgeschlossen hat. (Nachweis erforderlich!) Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung: Sofern der Bieter im bundesweiten Präqualifikationssystem registriert ist, Angabe des Zertifizierungscodes oder Vorlage einer Kopie des gültigen Zertifikates. Ist noch keine Zertifizierung erfolgt, sind mit dem Angebot (Ziff. 2.2.6 des Angebotsschreibens VgV 8) Eigenerklärungen darüber vorzulegen, dass der Bieter/ Bewerber: weder die Eröffnung eines Insolvenz- oder vergleichbaren gesetzlichen Verfahrens über sein Vermögen beantragt hat, noch dass ein solches Verfahren eröffnet ist oder mangels Masse abgelehnt wurde, sich nicht in Liquidation befindet, seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung nachgekommen ist, in den letzten 2 Jahren nicht gem. § 6 Satz 1 oder 2 Arbeitnehmerentsendegesetz mit einer Freiheitsstrafe von mehr als 3 Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500 EUR belegt worden ist. Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen Beschreibung: Sofern der Bieter im bundesweiten Präqualifikationssystem registriert ist, Angabe des Zertifizierungscodes oder Vorlage einer Kopie des gültigen Zertifikates. Ist noch keine Zertifizierung erfolgt, sind mit dem Angebot (Ziff. 2.2.6 des Angebotsschreibens VgV 8 ) folgende Eigenerklärungen vorzulegen: - Tabellarische Aufstellung mit den in Ziff. 2.2.6 geforderten Mindestangaben über die Ausführung von Leistungen des Unternehmens in den letzten drei Jahren, die mit der zu vergebenden Leistung qualitativ und quantitativ vergleichbar sind, gerechnet vom Tag des Fertigstellungstermins der Leistung an. Mindestanforderung: mindestens drei Leistungen vergleichbarer Aufträge Die vorstehend zur Eigenerklärungen genannten Mindestanforderungen sind auch bei erfolgter Präqualifizierung zu erfüllen. Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung: Eigenerklärung Bezug Russland: - 05 VgV 9-1 Erklärung Russlandsanktionen Kriterium: Sicherheit bei der Verarbeitung, Speicherung und Übermittlung von klassifizierten Informationen Beschreibung: Vorlage Datensicherheitskonzeptes: Die Bieter haben mit Angebotsabgabe ein Datensicherheitskonzept gemäß Artikel 32 DSGVO mit technischen und organisatorischen Maßnahmen, die gewährleisten, dass bei Verarbeitung von personenbezogenen Daten, den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) Rechnung getragen wird und der Datenschutz eingehalten wird, vorzulegen. 5.1.10. Zuschlagskriterien Kriterium: Art: Preis Beschreibung: siehe Bewertungsmatrix in den Vergabeunterlagen. Kriterium: Art: Qualität Beschreibung: siehe Bewertungsmatrix in den Vergabeunterlagen (Arbeitsbeginn, Verarbeitungsvolumen, Flexibilität) 5.1.11. Auftragsunterlagen Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.subreport.de/E38913387 Ad-hoc-Kommunikationskanal: Name: Auschließliche Bieterkommunikation über subreport URL: https://www.subreport.de/E86262627 5.1.12. Bedingungen für die Auftragsvergabe Bedingungen für die Einreichung: Elektronische Einreichung: Erforderlich Adresse für die Einreichung: https://www.subreport.de/E38913387 Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch Elektronischer Katalog: Nicht zulässig Varianten: Nicht zulässig Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig Frist für den Eingang der Angebote: 10/02/2026 09:30:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 49 Tage Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden. Zusätzliche Informationen: Die Bieter werden einmalig aufgefordert innerhalb einer Frist von 6 Kalendertagen, gerechnet vom Tag nach Absendung der Aufforderung evtl. fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Geschieht dies innerhalb der gesetzten Frist nicht, wird das Angebot vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Die Aufforderung wird über die Vergabeplattform subreportELVIS versandt, die nachgeforderten Unterlagen sind vom Bieter auf der Vergabeplattform subreportELVIS einzustellen. Zur Fristwahrung ist der rechtzeitige upload auf der Vergabeplattform subreportELVIS maßgeblich. Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung: Eröffnungsdatum: 10/02/2026 09:30:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit Ort: Öffnung entspr. § 55 VgV durch zwei Vertreter des Auftraggebers ohne Beisein der Bieter. Zusätzliche Informationen: Es sind ausschließlich digitale Angebote über www.subreport.de /E38913387 einzureichen. Auftragsbedingungen: Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Verbot Nachunternehmer: Da es sich bei den Akten aus dem Rahmenvertrag mit 48-monatiger Laufzeit zum Scannen von Akten der Stadtverwaltung Heilbronn um Inhalte mit höchst personenbezogenen Daten handelt (Ausländerakten, Sozialakten,..), wird hiermit gemäß § 47 (5) VgV darauf hingewiesen, dass die Dienstleistung des Scannens der Akten vom Bieter selbst ausgeführt werden muss. Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig Aufträge werden elektronisch erteilt: nein Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja 5.1.15. Techniken Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem Elektronische Auktion: nein 5.1.16. Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe Informationen über die Überprüfungsfristen: Informations- und Wartepflicht (§ 134 GWB Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen) (1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. (2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Abs. 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. (3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist. Satz 2 nicht zitiert, da irrelevant. Einleitung des Verfahrens vor der Vergabekammer, Antrag (§ 160 GWB): (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriftengeltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2. §134 Abs. 1 Satz 2 bleibt unberührt. Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt Heilbronn Rechtsamt - Zentrales Vergabemanagement - Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: Stadt Heilbronn Rechtsamt - Zentrales Vergabemanagement - Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Stadt Heilbronn Rechtsamt - Zentrales Vergabemanagement - 8. Organisationen 8.1. ORG-0001 Offizielle Bezeichnung: Stadt Heilbronn Rechtsamt - Zentrales Vergabemanagement - Registrierungsnummer: Berichtseinheit-ID 00000358 Abteilung: Rechtsamt - Zentrales Vergabemanagement - Postanschrift: Moltkestr. 35 Stadt: Heilbronn Postleitzahl: 74072 Land, Gliederung (NUTS): Heilbronn, Stadtkreis (DE117) Land: Deutschland E-Mail: vergabemanagement@stadt-heilbronn.de Telefon: +49 71 31 561241 Fax: +49 71 31 56 161241 Internetadresse: http://www.heilbronn.de Rollen dieser Organisation: Beschaffer Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt 8.1. ORG-0002 Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe Registrierungsnummer: 08-A9866-40 Postanschrift: Durlacher Allee 100 Stadt: Karlsruhe Postleitzahl: 76137 Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122) Land: Deutschland E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de Telefon: +49 7219268730 Fax: +49 7219263985 Internetadresse: https://www.rp-karlsruhe.de/servlet/PB/menu/1159131/index.html Rollen dieser Organisation: Überprüfungsstelle 8.1. ORG-0003 Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI) Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83 Stadt: Bonn Postleitzahl: 53119 Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22) Land: Deutschland E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de Telefon: +49228996100 Rollen dieser Organisation: TED eSender Informationen zur Bekanntmachung Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 4b971c9b-a6db-4dcf-99ba-101fe91f3115 - 01 Formulartyp: Wettbewerb Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung Standardregelung Unterart der Bekanntmachung: 16 Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 07/01/2026 15:46:46 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch ABl. S Nummer der Ausgabe: 6/2026 Datum der Veröffentlichung: 09/01/2026 Referenzen: https://www.rp-karlsruhe.de/servlet/PB/menu/1159131/index.html https://www.subreport.de/E38913387 https://www.subreport.de/E86262627 http://www.heilbronn.de http://icc-hofmann.net/NewsTicker/202601/ausschreibung-12539-2026-DEU.txt |
