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79340000 - Werbe- und Marketingdienstleistungen
79413000 - Marketing-Beratung
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DEU-Berlin: Deutschland Werbe- und Marketingdienstleistungen Integrated Marketing and Communications Services (Reopened)) 2024/S 221/2024 690427 Deutschland Werbe- und Marketingdienstleistungen Integrated Marketing and Communications Services (Reopened)) OJ S 221/2024 13/11/2024 Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung Standardregelung Dienstleistungen 1. Beschaffer 1.1. Beschaffer Offizielle Bezeichnung: EIT RawMaterials GmbH E-Mail: vergabe-b@lutzabel.com Rechtsform des Erwerbers: Organisation, die einen durch einen öffentlichen Auftraggeber subventionierten Auftrag vergibt Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten 2. Verfahren 2.1. Verfahren Titel: Integrated Marketing and Communications Services (Reopened)) Beschreibung: EIT RawMaterials GmbH intends to award a contract for strategic communications services for the Raw Materials Academy: A Mission to Train Europe s Next- Gen Raw Materials Workforce. Kennung des Verfahrens: 5a37cfd4-2170-4076-a321-fc8fcf3ad7c3 Vorherige Bekanntmachung: 583786-2024 Interne Kennung: EITRM-IMCS Verfahrensart: Offenes Verfahren Das Verfahren wird beschleunigt: nein Zentrale Elemente des Verfahrens: This is the reopening of the open procedure 583786-2024. 2.1.1. Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 79340000 Werbe- und Marketingdienstleistungen Zusätzliche Einstufung (cpv): 79413000 Marketing-Beratung 2.1.2. Erfüllungsort Beliebiger Ort 2.1.4. Allgemeine Informationen Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4Y9P5YTM 1) Tenderers must declare the absence of the exclusion grounds stated in sections 123 et seq. of the Act against Restraints of Competition (ARC). In addition, tenderers shall, for the purpose of implementing Art. 5k (1) of Regulation (EU) No 833/2014 as amended by Art. 1 No. 23 of Council Regulation (EU) 2022/576 of 8 April 2022, declare that they are not a person with relations to the Russian Federation within the meaning of Art. 5k (1) of Regulation (EU) No 833/2014 and will not subcontract services to such a person. For this purpose the form Declaration on the absence of grounds for exclusion must be used. 2) Tenderers may refer to the capacities of third parties under the conditions of section 47 of the Procurement Ordinance (Vergabeverordnung - VgV). 3) It is admissible to participate as a bidding consortium. A bidding consortium is treated legally like a single tenderer. Insofar as tenderers are mentioned in this contract notice or in the procurement documents, this refers to both individual tenderers and bidding consortia. In the request to participate, members of the consortium must name an authorised representative. The authorised representative is available as contact person for the consortium in this procurement procedure. The eligibility review shall be carried out taking into account all documents submitted by the bidding consortium. The suitability to pursue the professional activity and the absence of grounds for exclusion under section 123 ARC and section 124 ARC must be proven individually for each member of a bidding consortium. With regard to the other eligibility criteria, the bidding consortium as a whole is subject of the eligibility review. For this reason, each member completes the declaration on eligibility only to the extent that it applies to that member. If and insofar as members refer to third parties capacities, the declaration on third parties capacities must also be completed and submitted. The eligibility review shall take into account all documents submitted by the bidding consortium. 4) The language of this procurement procedure shall be English. All communication shall be conducted in English. In addition to copies of originals documents in other languages than English (also German), simple translations into English must also be enclosed for information and proof which are not in English. Services will have to be provided exclusively in English, as the working language at EIT RawMaterials is exclusively English. However, the contract to be awarded in this procurement procedure as the procurement procedure itself will be subject to German law exclusively. Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU vgv - 2.1.6. Ausschlussgründe Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Korruption: Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Betrugsbekämpfung: Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Zahlungsunfähigkeit: Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit: Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge: Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Entrichtung von Steuern: Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: 5. Los 5.1. Los: LOT-0001 Titel: Integrated Marketing and Communications Services (Reopened)) Beschreibung: EIT RawMaterials, one of eight Knowledge & Innovation Community (KIC) of EIT, initiated and funded by the EIT (European Institute of Innovation and Technology), a body of the European Union, is the largest consortium in the raw materials sector worldwide. Its vision is to develop raw materials into a major strength for Europe. Its mission is to enable sustainable competitiveness of the European minerals, metals and materials sector along the value chain by driving innovation, education and entrepreneurship. The EIT Raw Materials Academy is the overarching brand for all EIT Raw Materials education initiatives. The education portfolio, which spans the entire life cycle of the learner, has seen truly outstanding results over the years with initiatives at Masters, PhD, Lifelong Learning (LLL), and customized programme levels. EIT RawMaterials seeks to partner with a Marketing, Communications and PR agency that can support our mission and catalyse our reach. The chosen agency will be pivotal in crafting compelling narratives, engaging a diverse audience, and nurturing strategic relationships that will put the Academy brand and its talent and learning portfolio into the spotlight. The agency will embark on a multi-faceted journey to accomplish the following: - Crafting Communication Excellence - Innovative Marketing Strategies - Press and Media Relations - Industry Engagement The selected agency will cover the following scope of services: - Comprehensive Communication Strategy - Tech-Enhanced Communication Toolkit - Marketing Campaign Materials - Public Relations Outputs - Digital Marketing and Social Media Content - Industry Engagement Plan - Event Marketing and Promotion - Reporting and Evaluation Documentation For more details reference is made to the Service Description which is part of the procurement documents. Interne Kennung: EITRM-IMCS 5.1.1. Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 79340000 Werbe- und Marketingdienstleistungen Zusätzliche Einstufung (cpv): 79413000 Marketing-Beratung 5.1.2. Erfüllungsort Beliebiger Ort 5.1.3. Geschätzte Dauer Andere Laufzeit: Unbekannt 5.1.4. Verlängerung Maximale Verlängerungen: 2 Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Once the contract has been awarded, it will run until 31 December 2025. EIT RawMaterials has the unilateral right to extend the term twice by 12 months (extension option). 5.1.6. Allgemeine Informationen Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot Auftragsvergabeprojekt ganz oder teilweise aus EU-Mitteln finanziert Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet Informationen über frühere Bekanntmachungen: Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 583786-2024 Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme# 5.1.7. Strategische Auftragsvergabe Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung 5.1.9. Eignungskriterien Kriterium: Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit Bezeichnung: Business liability insurance Beschreibung: There are the following minimum requirements for the economic and financial standing: Business liability insurance Evidence must be provided of the existence of business liability insurance for activities that are the subject of the tendered contract. Minimum requirement: The business liability insurance to be proven must include the following minimum coverage: Personal injury, property damage and financial losses: EUR 500,000 sum insured per claim and limited to EUR 1 million sum insured for all claims in an insurance year. Kriterium: Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit Bezeichnung: References Beschreibung: Tenderers have to make proof of suitable references in the form of a self- declaration in a list of the main supplies and services delivered or performed over the last three years before the deadline for submission of tenders. For the purpose of this procurement procedure, a reference is defined as a contractual relationship between the candidate and a client covering services which are comparable to those subject of the tendered contract. By the means of references it has to be made proof of the following (minimum requirements): - Specialisation in Education Sector: Demonstrated experience in marketing and communications campaigns for educational institutions or programs. - Specialisation in Technology Sector: Demonstrated experience in marketing and communications campaigns for technology sector clients. - Global Outreach and Multicultural Marketing Expertise: The tenderer must have experience with the implementation of EU-wide communication and marketing campaigns. The tenderer must demonstrate experience in multicultural content creation and outreach. - Strategic Brand Storytelling and Content Creation: Ability to develop brand and create narratives that align with the EIT RawMaterials Academy s ethos and resonate with a diverse audience. Demonstrable skills in creating a wide array of content types, including but not limited to text, graphics, video, and interactive media. Proficiency in leveraging cutting-edge technologies such as Artificial Intelligence and Virtual Reality to enhance story-telling and user engagement. - Advanced Digital Marketing Capabilities: Proficiency in digital marketing, including SEO, social media, content marketing, and email campaigns. Capabilities in analytics and the use of data to drive marketing decisions and measure the success of campaigns. - Public Relations Expertise: Expertise in managing public relations campaigns and crisis communication. Tenderer must demonstrate experience in establishing media relations and a record of accomplishment in securing coverage in relevant media outlets. Each of the above-mentioned criteria has to be met by a minimum of one (1) reference (exclusion criteria). One reference may cover more than one of the above- mentioned exclusion criteria. EIT RawMaterials reserves the right to contact former clients to verify the given information. Kriterium: Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit Bezeichnung: Number of employees Beschreibung: Tenderers have by self-declaration to show the tenderer s average annual number of permanent employees over the last three completed fiscal years before the deadline for submission of tenders. Minimum requirement: Tenderers must prove an annual average of at least 50 permanent employees over the last three completed fiscal years before the deadline for submission of tenders. Kriterium: Art: Eignung zur Berufsausübung Bezeichnung: Qualification and authorisation to pursue the professional activity Beschreibung: 1) Registration with the commercial register (Indication of the HRB/HRA number and the register court) If there is no obligation to register (e.g. due to the legal form), corresponding information must be provided. 2) Registration with a professional or trade register in other EU Member States (For the Member States of the European Union, the respective professional or trade registers are set out in Annex 11 to Directive 2014/24/EU) Kriterium: Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit Bezeichnung: Subcontracting Beschreibung: Tenderers have to declare which parts of the contract the tenderer intends to subcontract, where such a declaration is already possible. 5.1.10. Zuschlagskriterien Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: General Concept of Approach Beschreibung: Illustration of the understanding of the tenderer of the subject matter, purpose and extent of the services; concretisation of the tenderer s approach with a proposal on how and by which strategies and tools the tenderer will meet the objectives as outlined in the Service Description; recommendations on identifying and prioritising key stakeholders for engagement. Gewichtung (Prozentanteil, genau): 20 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Team Presentation Beschreibung: Full profile for each team member; qualification (education and professional background) of each team member; relevant knowledge and understanding of relevant EU institutions, legislative processes, stakeholders, partnerships and joint actions etc., illustrated by appropriate case studies reflecting and proving in particular team members specific qualification and experience with comparably challenging projects. Team members case studies may be identical with the references submitted for the company of the tenderer. Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Outline Communication & Go-to-Market Strategy Beschreibung: With regard to the to be developed and implemented Communication Strategy tenderers are requested to present first ideas on this top priority deliverable according to the Service Description including the following: Structuring and prioritising the workload; establishing milestones and KPIs; proposing a cost estimate with an estimated number of person days differentiated by skill level. Gewichtung (Prozentanteil, genau): 50 5.1.11. Auftragsunterlagen Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Englisch Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y9P5YTM /documents Ad-hoc-Kommunikationskanal: URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y9P5YTM 5.1.12. Bedingungen für die Auftragsvergabe Bedingungen für die Einreichung: Elektronische Einreichung: Erforderlich Adresse für die Einreichung: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y9P5YTM Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Englisch Elektronischer Katalog: Nicht zulässig Varianten: Nicht zulässig Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig Frist für den Eingang der Angebote: 19/11/2024 00:00:00 (UTC+1) Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden. Zusätzliche Informationen: Requests for missing documents shall be made under the conditions laid down in Section 56 (2) to (5) VgV. Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung: Eröffnungsdatum: 19/11/2024 10:00:00 (UTC+1) Ort: electronically via the procurement platform Auftragsbedingungen: Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: see terms of contract Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich Aufträge werden elektronisch erteilt: nein Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein Informationen über die Überprüfungsfristen: Complaints for identified infringements of public procurement regulations must be addressed the contracting authority within a period of ten calendar days (§ 160 para. (3) no. 1 ARC). Violations of public procurement regulations which become apparent from the contract notice or from the procurement documents must be reprimanded by the end of the deadline for requests to participate specified in the contract notice, § 160 para. (3) no. 2 and 3 ARC. In addition, reference is made to § 160 para. (3) no. 4 ARC. Accordingly, a review procedure is inadmissible if more than 15 calendar days have expired since receipt of notification from the contracting authority that it is unwilling to redress the objection. 5.1.15. Techniken Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb Höchstzahl der teilnehmenden Personen: 1 Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem 5.1.16. Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung Überprüfungsstelle: Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe Vergabekammer des Landes Berlin Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: EIT RawMaterials GmbH TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI) 8. Organisationen 8.1. ORG-0001 Offizielle Bezeichnung: EIT RawMaterials GmbH Registrierungsnummer: DE301692026 (VAT ID) Postanschrift: Europaplatz 2 Stadt: Berlin Postleitzahl: 10557 Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300) Land: Deutschland Kontaktperson: LUTZ | ABEL Rechtsanwalts PartG mbB E-Mail: vergabe-b@lutzabel.com Telefon: +49 30 206 443-0 Rollen dieser Organisation: Beschaffer Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt 8.1. ORG-0002 Offizielle Bezeichnung: Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe Vergabekammer des Landes Berlin Registrierungsnummer: 11-1300000V00-74 Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105 Stadt: Berlin Postleitzahl: 10825 Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300) Land: Deutschland E-Mail: vergabekammer@senweb.berlin.de Telefon: +49 (030) 90138316 Fax: (030) 90137613 Rollen dieser Organisation: Überprüfungsstelle 8.1. ORG-0003 Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI) Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83 Stadt: Bonn Postleitzahl: 53119 Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22) Land: Deutschland E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de Telefon: +49228996100 Rollen dieser Organisation: TED eSender 11. Informationen zur Bekanntmachung 11.1. Informationen zur Bekanntmachung Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 85a2534f-3623-40dd-bfe1-8d9d961895fb - 01 Formulartyp: Wettbewerb Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung Standardregelung Unterart der Bekanntmachung: 16 Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 11/11/2024 16:17:40 (UTC+1) Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Englisch 11.2. Informationen zur Veröffentlichung ABl. S Nummer der Ausgabe: 221/2024 Datum der Veröffentlichung: 13/11/2024 Referenzen: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y9P5YTM https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y9P5YTM/documents http://icc-hofmann.net/NewsTicker/202411/ausschreibung-690427-2024-DEU.txt |
